保险单据(INSURANCE DOCUMENTS)既是保险公司对被保险人的承保证明，也是双方权利和义务的契约。在被保货物遭受损失时，保险单是被保险人索赔的主要依据，也是保险公司理赔的主要根据。
1.保险单据的基本内容
发票号码和保单号码; 投保人即被保险人名称; 货物描述、唛头和件数; 保险金额和货币单位; 船名、起讫地、预计起运日期; 承保险别; 理赔地点; 出单日期; 保险公司签章。
2.保险单据的分类
(1)保险单(INSURANCE POLICY)：俗称大保单，是一种正规的保险合同，除载明被保险人(投保人)的名称、被保险货物(标的物)的名称、数量或重量、唛头、运输工具、保险的起讫地点、承保险别、保险金额、出单日期等项目外，还在保险单的背面列有保险人的责任范围，以及保险人与被保险人各自的权利、义务等方面的详细条款，它是最完整的保险单据。保险单可由被保险人背书，随物权的转移而转让，它是一份独立的保险单据。
(2)保险凭证(INSURANCE CERTIFICATE)：俗称小保单，它有保险单正面的基本内容，但它没有了保险单反面的保险条款，是一种简化的保险合同。
(3)联合保险凭证(COMBINED INSURANCE CERTIFICATE)：俗称承保证明(RISK NOTE)，它是我国保险公司特别使用的一种更为简化的保险单据，由保险公司在出口公司提交的发票上加上保险编号、承保险别、保险金额、装载船只、开船日期等，并加盖保险公司印章即可，这种单据不能转让。
(4)预约保险单(OPEN POLICY/OPEN CONER)：它是一种长期性的货物保险合同。预约保险单上载明保险货物的范围、险别、保险费率、每批运输货物的最高保险金额以及保险费的结付、赔款处理等项目，凡属于此保险单范围内的进出口货物，一经起运，即自动按保险单所例条件承保。但被保险人在获悉每批保险货物起运时，应立即将货物装船详细情况包括货物名称、数量、保险金额、运输工具种类和名称、航程起讫地点、开船日期等情况通知保险公司和进口商
这种保险单据目前在我国一般适用于以FOB或CIF价格条件成交的进口货物以及出口展览品和小卖品。
3.保险单的内容及缮制
(1)保险公司名称(NAME OF INSURANCE COMPNAY)。此栏应根据信用证和合同要求到相应的保险公司去办理保险单据，尤其在信用证支付方式下，如来规定“INSURANCE POLICY IN DUPLICATE BY PICC”，PICC即中国人民保险公司，信用证要求出具由中国人民保险公司出具的保险单。
(2)保险单据名称(NAME)。此栏按照信用证和合同填制，如来证规定“INSURANCE POLAY IN DUPLICATE”，即要求出具保险单而非保险凭证(INSURANCE CERTIFICATE)等。
(3)发票号码(INVOICE NO.)。此栏填写投保货物商业发票的号码。
(4)保险单号(NO.)。此栏填写保险单号码。
(5)被保险人(INSURED)。如信用证和合同无特别定，此栏一般填信用证的受益人，即出口公同名称。
(6)标记(MARKS AND NOS.)：此栏填制装船唛头，与提单上同一栏目内容相同或填上“AS PER INVOICE NO. ╳ ╳ ╳”。
(7)包装及数量(QUANTITY)。此栏填制了大包装件数，与提单上同一栏目内容相同。
(8)保险货物项目(DESCRIPTION OF GOODS)。此栏填制货物的名称，一般使用统称即可与提单上名称相同。
(9)保险金额(AMOUNT INSURED)。保险金额应严格按照信用证和合同上的要求填制，如信用证和合同无明确规定，一般都以发票金额加一成(即110%的发票金额)填写。
(10)总保险金额(AMOUNT INSURED IN CAPITAL)。这一栏目只需将第9栏中的保险金额以大写的形式填入，计价货币也应以全称形式填入。注意：保险金额使用的货币单位应与信用证中的一致，如应填SAY UNITED STATES DOLLARS (U.S.DOLLARS)ONE THOUSAND TWO HUNDRED AND FIFTY-FIVE ONLY。
(11)保费(PREMIUM)。此栏一般由保险公司填制或已印好AS ARRANGED，除非信用证另有规定，如“INOURANCE POLICY ENDORSED IN BLANK FULL INVOICE VALUE PLUS10% MARKED PREMIUM PAID”时，此栏就填入“PAID”或把已印好的“AS ARRANGED”删去加盖校对章后打上“PAID”字样。
(12)费率(RATE)。此栏由保险公司填制或已印上“AS ARRANGED”字样。
(13)装载运输工具(PER CONVEYANCE S.S)。此栏应按照实际情况填写，当运输由两段或两段以上运程完成时，应把各种运输的船只名填在上面，如：提单上的一程船名是“EAST WIND”，二程船名为“RED STAR”，本栏应这样填：EAST WIND/RED STAR，以此类推。
(14)开船日期(SAILING ON OR ABOUT)。此栏填制提单的签发日期或签发日期前5天内的任何一天，或可简单填上AS PER B/L。
(15)起讫地点(FROM…TO…)。此栏填制货物实际装运的起运港口和目的港口名称，货物如转船，也应把转船地点填上如FROM NINGBO，CHINA TO NEW YORK，USA VIA HONGKONG(OR W/T HONGKONG)。
注：有时信用证中未明确列明具体的起运港口和目的的港口，如：ANY CHINESE PORT或ANY JAPANESE PORT，填制时应根据货物实际装运选定一个具的港口，如SHANGHAI或OSAKA等。 (16)承保险别(CONDITIONS)。此栏应根据信用证或合同中的保险条款要求填制。
如来证要求“INSURANCE POLICY COVERING THE FOLLOWING RISKS：ALL RISKS AND WAR RISK AS PER CHINA INSURANCE CLAUSE(C.I.C)”，制单时应打上“ALL RISKS AND WAR RISK AS PER CHINA INSURANCE CLAUSE(C.I.C)”。
(17)赔款偿付地点(CLAIM PAYABLE AT…)。此栏应按照信用证或合同规定而填制，如无具体规定，一般将目的地作为赔付地点，将目的地名称填入这一栏目，赔款货币为投保险金额相同的货币。
如来证要求“INSURANCE CLAIMS PAYALE AT A THIRD COUNTRY GERMANY”。此时，应把第三国“GERMANY”填入此栏。
(18)日期(DATE)。此栏填制保险单的签日期。由于保险公司提供仓至仓服务，所以保险手续应在货物离开出口方仓库前办理，保险单的签发日期应为货物离开仓库的日期或至少填写早于提单签发的日期。
(19)投保地点(PLACE)。此栏一般填制装运港口名称。
(20)盖章和签字(STMP & SIGNATURE)。此栏盖与第一栏相同的保险公司印章及其负责人的签字。
(21)特殊条款(SPECIAL CONDITIONS)。如信用证和合同中对保险单据有特殊要求就填在此栏中。如来证要求“L/C NO。MUST BE INDICATED IN ALL DOCUMENTS”，即在此栏中填上L/C NO╳ ╳ ╳。
(22)“ORIGINAL”字样。《跟单信用证统一惯例》条款中规定，正本保险单上必须有“ORIGINAL”字样。
4.保险单的份数
如信用证无明确规定保险单的份数时，保险公司一般出具一式五联的保险单，由一份正本(ORIGINAL)、一份复联(DUPLICATE)和三份副本(COPY)构成，出口公司一般提交给银行一套完整的保险单(即包括一份ORIGINAL，一份DUPLICATE)。 如来证要求“INSURANCE POLICY IN DUPOICATE”时，出口公司提交给议付行一份ORIGINAL，一份DUPLICATE。
5.保险单的背书
海运保险单可以经背书而转让，保险单据被保险人背书后即随着保险货物的所有权的转移自动转到受让人手中。一般背书的方法有以下几种： (1)空白背书(BLANK INDORSED)。空白背书只需在保险单的背面注明被保险人(包括出口公司名称和经办人的名字)名称即可。如信用证无明确规定哪种背书时，即使用空白背书。 (2)记名背书。当来证要求ENDORSED IN THE NAME OF╳ ╳ ╳或EDLIVERY TO(THE ORDER OF)╳ ╳ ╳CO.时，即使用记名方式背书。记名背书需在保险单背面注明被保险人名称和经办人的名字后打上EDLIVERY 用)。 (3)记名指示背书。当来证要求“INSURANCE POLICY ISSUED TO THTO╳ ╳ ╳CO.或THE NAME OF╳ ╳ ╳字样(此种保险单不便于转让，较少使E ORDER OF╳ ╳ ╳”，此时在提单背面注明被保险人名称和经办人的名字后，再打上“TO ORDER OF╳ ╳ ╳”。
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